Data wpisu: 07.01.2026

Kiedy urząd zaakceptuje tłumaczenie nieprzysięgłe?

W dobie rosnącej mobilności i globalnej współpracy coraz częściej stajemy przed koniecznością przedłożenia dokumentów sporządzonych w języku obcym polskim urzędom czy instytucjom. Niezależnie od tego, czy chodzi o zagraniczny dyplom, akt urodzenia, czy umowę handlową, pojawia się kluczowe pytanie: czy zawsze potrzebujemy tłumaczenia przysięgłego, czy też w niektórych sytuacjach wystarczy zwykły przekład? Zrozumienie różnic między tłumaczeniem uwierzytelnionym a nieprzysięgłym, a także znajomość praktyk poszczególnych organów, pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć niepotrzebnych komplikacji.

Rola i uprawnienia tłumacza przysięgłego

Zanim zagłębimy się w specyfikę akceptacji tłumaczeń, warto doprecyzować, czym jest tłumaczenie przysięgłe i dlaczego ma taką, a nie inną, moc prawną. W Polsce zawód tłumacza przysięgłego to profesja zaufania publicznego, uregulowana Ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego. Tłumacz przysięgły jest osobą, która uzyskała specjalne uprawnienia państwowe (po zdaniu egzaminów pisemnego i ustnego) i została wpisana na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

Głównym zadaniem tłumacza przysięgłego jest sporządzanie i poświadczanie tłumaczeń pisemnych, a także sprawdzanie i poświadczanie tłumaczeń wykonanych przez inne osoby oraz wykonywanie tłumaczeń ustnych. Tłumaczenie poświadczone (często potocznie nazywane „przysięgłym”) musi spełniać szereg rygorystycznych wymogów formalnych, które gwarantują jego autentyczność i zgodność z oryginałem. Kluczowe elementy takiego przekładu to:

• formuła poświadczająca zgodność tłumaczenia z dokumentem źródłowym (oryginałem, kopią, wydrukiem elektronicznym),
• imię, nazwisko tłumacza oraz jego numer na liście tłumaczy przysięgłych (np. TP/XX/XX),
• numer tłumaczenia nadany w repertorium tłumacza przysięgłego (obowiązkowym rejestrze wszystkich wykonanych tłumaczeń),
• miejsce i data sporządzenia tłumaczenia,
• pieczęć tłumacza przysięgłego oraz jego podpis.

Takie tłumaczenie ma pełną moc prawną i jest traktowane jako oficjalny dokument. Tłumacz ponosi pełną odpowiedzialność za poprawność nie tylko językową, ale i merytoryczną treści dokumentu.

Kiedy tłumaczenie przysięgłe jest wymagane?

Tłumaczenia uwierzytelnione są niezbędne wszędzie tam, gdzie organ (np. organ administracji publicznej, sąd) potrzebuje pewności co do wiarygodności i autentyczności dokumentu sporządzonego w języku obcym. Język polski jest językiem urzędowym w Polsce, dlatego podmioty wykonujące zadania publiczne na terytorium kraju zazwyczaj wymagają, aby dokumenty urzędowe i pisma składane w ich ramach były przetłumaczone w sposób, który nadaje im moc prawną.

Poniżej przedstawiono typowe sytuacje, w których konieczne są usługi tłumacza przysięgłego:

• akty stanu cywilnego – akty urodzenia, małżeństwa, zgonu (często potrzebne do zawarcia ślubu z cudzoziemcem, rejestracji dziecka),
• dokumenty sądowe – wyroki, postanowienia, pozwy, wszelkie dokumenty w postępowaniu administracyjnym lub sądowym (szczególnie gdy osoba nie włada językiem polskim i wymaga pomocy tłumacza ustnego lub pisemnego),
• dokumenty edukacyjne i zawodowe – świadectwa szkolne, dyplomy ukończenia studiów, suplementy do dyplomów, certyfikaty (do uznania kwalifikacji zawodowych, podjęcia nauki lub pracy za granicą),
• dokumenty do celów imigracyjnych – wizy, zezwolenia na pobyt, dokumenty dotyczące obywatelstwa,
• dokumentacja firmowa w obrocie międzynarodowym – umowy handlowe, statuty spółek, sprawozdania finansowe, certyfikaty (przy rejestracji działalności, transakcjach biznesowych),
• dokumenty medyczne – karta pacjenta, wyniki badań, wypisy ze szpitala, skierowania, recepty (jeśli są wymagane przez zagraniczne placówki medyczne, które wymagają przedstawienia tłumaczenia uwierzytelnionego),
• rejestracja pojazdu – przy sprowadzaniu samochodu z zagranicy,
• inne oficjalne zaświadczenia – zaświadczenia o niekaralności, pełnomocnictwa, dokumenty spadkowe.

We wszystkich tych przypadkach organ wymagający dokumentu musi mieć stuprocentową pewność co do jego treści i pochodzenia, a tłumaczenie zwykłe po prostu nie zastępuje formalności związanych z poświadczeniami.

Tłumaczenia elektroniczne a praktyka urzędów

Współczesne prawo, zwłaszcza Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego, dopuszcza sporządzanie tłumaczeń uwierzytelnionych nie tylko w formie pisemnej (papierowej), ale również elektronicznej. Tłumaczenie takie, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza, ma taką samą moc prawną jak dokument papierowy z pieczęcią tłumacza. To wygodne rozwiązanie, umożliwiające szybkie przesyłanie dokumentacji. Jednak praktyka pokazuje, że nie wszystkie instytucje są jednakowo przygotowane na cyfrowy obrót dokumentami.

Instytucja	Ogólna akceptacja e-tłumaczeń (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym)	Dodatkowe uwagi i przykłady z praktyki
Urzędy stanu cywilnego (USC)	Częściowo akceptują	W dużych miastach coraz częściej, zwłaszcza w procedurach zdalnych, przyjmują e-dokumenty (np. akty urodzenia, akty małżeństwa). W mniejszych miejscowościach urzędnicy często nadal preferują lub wymagają wersji papierowej, powołując się na wewnętrzne procedury lub brak technicznego przystosowania.
Sądy	Zwykle akceptują	W postępowaniach, gdzie dokumentacja jest zarządzana elektronicznie (np. poprzez Portale Informacyjne i ePUAP), tłumaczenia z kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza są standardem. Jeśli jednak dokumentacja musi być dołączona do papierowych akt, sąd może zażądać wersji wydrukowanej i poświadczonej.
Notariusze	Rzadziej akceptują	W większości przypadków notariusze wymagają wersji papierowej, gdyż dokumenty te są wpinane bezpośrednio do aktów notarialnych i stają się ich fizyczną częścią.
ZUS i urzędy skarbowe	Szeroka akceptacja	W tych instytucjach, zwłaszcza przy elektronicznym załatwianiu spraw przez ePUAP, akceptacja e-dokumentów jest bardzo szeroka.
Inne organy administracji publicznej	Zmiennie, w zależności od procedur	Duże jednostki samorządu terytorialnego i podległe im instytucje są bardziej otwarte na e-dokumenty. Mniejsze jednostki mogą mieć bardziej konserwatywne podejście.

Kwestia akceptacji e-dokumentu zawsze zależy od konkretnego urzędu i jego wewnętrznych regulacji. Dlatego tak istotne jest wcześniejsze sprawdzenie, jaką formę dokumentu (elektroniczną czy papierową) należy przedłożyć.

Kiedy urząd może zaakceptować tłumaczenie nieprzysięgłe (zwykłe)?

Odpowiedź na to pytanie jest stosunkowo prosta: urząd może zaakceptować tłumaczenie nieprzysięgłe tylko wtedy, gdy przepisy prawa (ustawa, rozporządzenie) nie wymagają tłumaczenia uwierzytelnionego, a organ nie traktuje treści dokumentu jako obcojęzycznego środka dowodowego wymagającego szczególnego poświadczenia.

Istnieją pewne sytuacje, w których tłumaczenie zwykłe (nieposiadające pieczęci tłumacza przysięgłego ani jego kwalifikowanego podpisu elektronicznego) może być wystarczające:

• do celów informacyjnych – jeśli dokument jest potrzebny urzędowi jedynie do ogólnego zrozumienia treści, a nie do oficjalnego postępowania prawnego czy administracyjnego. Na przykład, jeśli urzędnik potrzebuje zorientować się w charakterze dokumentu, zanim podejmie decyzję o jego dalszym procesowaniu,
• wewnętrzne procedury urzędu – czasami urząd sam może zlecić wykonanie tłumaczenia dla swoich wewnętrznych potrzeb, bez konieczności jego uwierzytelniania. Dotyczy to sytuacji, gdy przetłumaczony dokument nie będzie stanowił podstawy do wydania decyzji administracyjnej czy sądowej,
• podań i innych pism składanych, które nie mają mocy prawnej – jeśli składane pismo ma charakter czysto informacyjny, np. prośba o wyjaśnienie pewnych kwestii, a nie jest oficjalnym wnioskiem wymagającym poświadczonej dokumentacji, zwykły przekład może być wystarczający,
• gdy urząd wyraźnie wskaże taką możliwość – najważniejsza zasada – jeśli nie jesteśmy pewni, zawsze należy zapytać instytucję przyjmującą dokument, jaki rodzaj tłumaczenia jest wymagany. W rzadkich przypadkach, w których dokument nie ma bezpośredniego wpływu na rozstrzygnięcie, organ może zgodzić się na zwykłe tłumaczenie.

W praktyce jednak, w większości czynności urzędowych w języku polskim, wymagających przedłożenia dokumentu sporządzonego w języku obcym, wymagane jest tłumaczenie uwierzytelnione. Dzieje się tak, ponieważ podmioty wykonujące zadania publiczne dążą do zapewnienia maksymalnej pewności prawnej i uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości co do zgodności oryginału z przekładem.

Wskazówki praktyczne przed zleceniem tłumaczenia

Kluczem do sprawnego załatwienia sprawy w urzędzie jest odpowiednie przygotowanie dokumentacji. Zamiast zakładać, że tłumaczenie nieprzysięgłe zostanie zaakceptowane, zawsze warto przyjąć ostrożne podejście.

1. Skontaktuj się z instytucją – zanim zlecisz dokonania tłumaczenia, zadzwoń lub napisz do urzędu, sądu czy innej instytucji, której zamierzasz przedłożyć dokument. Zapytaj o dokładne wymagania dotyczące formy tłumaczenia (przysięgłe/zwykłe, papierowe/elektroniczne).
2. Sprawdź podstawę prawną – jeśli to możliwe, spróbuj znaleźć informację o wymaganiach w odpowiednich ustawach lub rozporządzeniach dotyczących danej procedury.
3. Konsultacja z biurem tłumaczeń – dobre biuro tłumaczeń lub doświadczony tłumacz przysięgły może pomóc w ocenie sytuacji i doradzić, jaki rodzaj tłumaczenia będzie najbardziej odpowiedni, bazując na swojej wiedzy i doświadczeniu.

Większość polskich urzędów, zwłaszcza te odpowiedzialne za kluczowe czynności urzędowe w języku polskim, oczekuje, że dokument sporządzony w języku obcym będzie dołączony z tłumaczeniem opatrzonym pieczęcią tłumacza przysięgłego lub jego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Akceptacja tłumaczenia nieprzysięgłego jest wyjątkiem, a nie regułą, i zazwyczaj dotyczy sytuacji o charakterze wyłącznie informacyjnym. Stąd, aby uniknąć opóźnień i nieporozumień, zawsze należy dążyć do dostarczenia tłumaczenia o najwyższym statusie formalnym, czyli uwierzytelnionego.