Data wpisu: 05.12.2025

Skan czy oryginał? Kwestia dokumentów w tłumaczeniach przysięgłych

W dobie cyfryzacji wiele codziennych czynności przenosi się do przestrzeni online, co znacznie ułatwia życie i oszczędza czas. Nie inaczej jest w przypadku zlecania tłumaczeń, w tym tych poświadczonych (przysięgłych). Rodzi to jednak kluczowe pytanie: czy skan dokumentu wystarczy do tłumaczeń przysięgłych, czy też niezbędne jest przedłożenie oryginału? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od wielu czynników, w tym od rodzaju dokumentu oraz wymagań instytucji, dla której przekład jest sporządzany. Zrozumienie tych niuansów jest kluczowe dla uniknięcia frustracji i zapewnienia, że wykonane tłumaczenie będzie akceptowane.

Rola tłumacza przysięgłego i podstawa prawna

Tłumacz przysięgły to osoba zaufania publicznego, której zadaniem jest wierne i rzetelne przekładanie dokumentów urzędowych i prywatnych. Każde wykonane przez niego tłumaczenie poświadczone musi zawierać specjalną formułę poświadczającą, jego podpis oraz pieczęć. Co ważne, formuła ta precyzuje, na jakiej podstawie sporządzono przekład – czy był to oryginał dokumentu, kopia, odpis, czy też skan lub zdjęcie dokumentu. To rozróżnienie nie jest przypadkowe i wynika bezpośrednio z przepisów prawa.

Zgodnie z artykułem 18, ustęp 2 Ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego: „Na sporządzonych tłumaczeniach i odpisach pism należy stwierdzić, czy sporządzono je z oryginału, czy też z tłumaczenia lub odpisu, oraz czy tłumaczenie lub odpis jest poświadczony i przez kogo”.

Ten zapis oznacza, że tłumacz przysięgły nie stwierdza autentyczności samego dokumentu, a jedynie poświadcza zgodność wykonanego przekładu z przedłożonym mu materiałem. Zawsze zatem w tłumaczeniu znajdzie się adnotacja informująca o tym, czy zostało ono wykonane z oryginału, czy na podstawie skanu lub innej formy.

Kiedy skan dokumentu jest wystarczający?

W wielu sytuacjach, zwłaszcza w codziennym obrocie, dobrej jakości skan lub zdjęcie dokumentu jest w pełni akceptowalną podstawą do wykonania tłumaczenia przysięgłego. Taka forma przekazywania dokumentów do biur tłumaczeń staje się standardem, umożliwiając zdalne zlecenie tłumaczenia bez konieczności osobistej wizyty. Korzyści są oczywiste: oszczędność czasu, wygoda oraz minimalizacja ryzyka zagubienia lub uszkodzenia oryginału podczas transportu.

Większość biur tłumaczeń akceptuje pliki w formacie PDF (który jest często preferowany), a także JPG czy PNG, pod warunkiem, że są one czytelne i kompletne. Tłumaczenie ze skanu jest często wystarczające dla:

• dokumentów przeznaczonych dla pracodawców (np. dyplomy ukończenia studiów, certyfikaty, świadectwa pracy),
• uczelni (np. suplementy do dyplomów),
• prywatnych zastosowań (np. dokumenty do ubezpieczenia, korespondencja),
• instytucji, które nie wymagają bezwzględnie wglądu w oryginał.

Warto jednak pamiętać, że nawet w przypadku tłumaczeń wykonanych na podstawie skanu, konieczne jest, aby skan lub zdjęcie było wysokiej jakości, odwzorowujące wszystkie elementy dokumentu.

Kiedy oryginał dokumentu jest niezbędny?

Istnieją jednak instytucje i rodzaje dokumentów, w przypadku których tłumaczenie wykonane na podstawie skanu lub kopii nie będzie akceptowane, a instytucja wymaga przedstawienia tłumaczenia z oryginału. Najczęściej dotyczy to dokumentów urzędowych o szczególnym znaczeniu prawnym.

Poniżej przedstawiono typowe przypadki, w których wymagany jest oryginał lub wgląd w niego:

• Urzędy Stanu Cywilnego – niemal zawsze wymagają okazania oryginału do tłumaczenia aktów stanu cywilnego (np. akt urodzenia, akt małżeństwa, akt zgonu),
• Wydziały Komunikacji – przy rejestracji pojazdu sprowadzonego z zagranicy często konieczne jest okazanie oryginałów dokumentów pojazdu,
• Sądy – w wielu postępowaniach sądowych (zwłaszcza cywilnych i karnych) dokumenty muszą być przetłumaczone z oryginału,
• Urzędy Skarbowe – w niektórych sprawach podatkowych mogą wymagać wglądu w oryginalne dokumenty,
• Notariusze – przy sporządzaniu aktów notarialnych lub pełnomocnictw zagranicznych, oryginał jest zazwyczaj konieczny.

W takich sytuacjach adnotacja „poświadczam zgodność powyższego tłumaczenia z oryginałem” ma kluczowe znaczenie. Tłumacz przysięgły języka, sporządzający przekład, jest wówczas zobowiązany do odnotowania tego faktu, a urzędnik przyjmujący dokument często musi mieć do wglądu fizyczny oryginał dokumentu.

Jak przygotować dokumenty do tłumaczenia?

Niezależnie od tego, czy zleca się tłumaczenie ze skanu, czy z oryginału, jakość materiału źródłowego ma ogromne znaczenie dla precyzji przekładu i ostatecznej akceptacji przez urzędy.

Aspekt przygotowania	Wymagania	Optymalne parametry
Czytelność	Wszystkie fragmenty tekstu, pieczęcie, podpisy muszą być wyraźne.	Skan kolorowy (nawet dla czarno-białych dokumentów)
Rozdzielczość	Minimalnie 300 DPI dla tekstu drukowanego; 400 DPI dla pisma ręcznego i pieczęci.	400-600 DPI, aby uchwycić detale, znaki wodne, hologramy
Kompletność	Całość dokumentu, wszystkie strony i ich elementy (w tym rewers), muszą być widoczne.	Brak uciętych marginesów, widoczne krawędzie dokumentu
Format plików	Najczęściej akceptowane są PDF, JPG, PNG.	PDF jest preferowany ze względu na zachowanie jakości
Stan dokumentu	Dokument powinien być wyprostowany, bez zagnieceń, czysty.	Skanowanie profesjonalnym sprzętem eliminuje cienie

W przypadku, gdy tłumacz napotka na nieczytelne fragmenty (np. wyblakłe podpisy, niewyraźne pieczęcie), jest zobowiązany do opisania ich w tłumaczeniu (np. „podpis nieczytelny”, „pieczęć nieczytelna”). Nawet jeśli klient wie, co kryje się za danym fragmentem, tłumacz nie może interpretować treści na podstawie wskazówek klienta. Odpowiedzialność prawna tłumacza przysięgłego wymaga bezstronności i wierności przedłożonemu materiałowi.

Tłumaczenia elektroniczne i kwalifikowany podpis

Rozwój technologii sprzyja upowszechnianiu elektronicznych tłumaczeń przysięgłych. Coraz więcej urzędów i instytucji jest w stanie akceptować tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest to wygodna forma, szczególnie dla osób mieszkających za granicą lub preferujących załatwianie formalności zdalnie. Takie tłumaczenie uwierzytelnione ma tę samą moc prawną co jego papierowy odpowiednik, o ile instytucja odbiorcza jest przygotowana na jego przyjęcie. Przed zleceniem tłumaczenia warto upewnić się, czy dana instytucja akceptuje taką formę przekładu.

Kluczowe kwestie przed zleceniem tłumaczenia

Aby uniknąć nieporozumień i zapewnić płynny przebieg procesu, zawsze warto wziąć pod uwagę kilka istotnych punktów przed zleceniem tłumaczenia:

• weryfikacja wymagań instytucji docelowej – zawsze skontaktuj się z urzędem lub instytucją, do której będzie przedkładane tłumaczenie. Zapytaj, czy akceptują tłumaczenia na podstawie skanu, czy wymagają wglądu w oryginał, a także czy dopuszczają tłumaczenie elektroniczne opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. To najważniejsza zasada,
• jakość skanu/zdjęcia – upewnij się, że skan lub zdjęcie dokumentu jest dobrej jakości, czytelny, kompletny i nie posiada żadnych zniekształceń ani cieni,
• rodzaj tłumaczenia – zastanów się, czy na pewno potrzebujesz tłumaczenia poświadczonego, czy może wystarczy tłumaczenie zwykłe. Wycena tłumaczenia przysięgłego jest zazwyczaj wyższa i liczona według stron obliczeniowych (1125 znaków ze spacjami), a nie stron fizycznych,
• komunikacja z biurem tłumaczeń – poinformuj biuro tłumaczeń o wszystkich szczegółach dokumentu do tłumaczenia, a także o specyficznych wymaganiach odbiorcy. Pozwoli to na prawidłowe przygotowanie dokumentów do tłumaczenia,
• możliwość zdalnego załatwienia sprawy – większość biur tłumaczeń oferuje możliwość przesłania dokumentów pocztą, kurierem lub nawet osobisty odbiór oryginału dokumentu przy odbiorze tłumaczenia, jeśli instytucja wymaga tłumaczenia z oryginału, ale zlecenie tłumaczenia chcesz załatwić zdalnie.

Skan wystarczy do tłumaczeń w wielu przypadkach, zapewniając szybkość i wygodę. Jednak w przypadku dokumentów o dużej wadze prawnej, zwłaszcza tych przeznaczonych dla instytucji takich jak Urzędy Stanu Cywilnego czy sądy, należy bezwzględnie przedłożyć oryginał do wglądu. Kluczem do sukcesu jest zawsze wcześniejsze zasięgnięcie informacji o polityce akceptacji dokumentów przez instytucję odbiorczą – to pozwala uniknąć późniejszych problemów i konieczności ponownego sporządzania przekładu.